Möchten Sie Ihr Rechnungswesen automatisieren? Zum Beispiel Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, automatisch in Lexoffice hochladen? Das geht! Mit Microsoft 365 und Microsoft Power Automate lassen sich solche Prozesse effizient gestalten.
Im Januar 2023 haben mein Geschäftspartner und ich unser Unternehmen gegründet, um IT-Dienstleistungen in Deutschland anzubieten. Bereits 2024 zählen wir Unternehmen aus den Branchen Energie, Telekommunikation und Fertigung zu unseren Kunden. Unterstützt werden wir dabei von einem wachsenden Team. Doch der Weg dorthin war alles andere als einfach – die Bürokratie war eine echte Herausforderung.
Wer eine Firmengründung in Deutschland plant, sollte sich auf viele Behördengänge einstellen: Transparenzregister, Finanzamt, Gewerbeamt, Bundeszentralamt für Steuern, IHK, Handelsregister und Beitragsservice, um nur einige zu nennen. Sobald Mitarbeiter ins Spiel kommen, kommen weitere Institutionen wie Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und die Minijobzentrale hinzu.
Das Ergebnis? Eine lange Liste von Identifikationsnummern: Steuernummer, Umsatzsteuernummer, Betriebsnummer, Unternehmensnummer, Sozialversicherungsnummer – und das ist nur der Anfang!
Am Anfang haben wir unsere Buchhaltung einem Steuerberater überlassen. Inzwischen erledigen wir viele Aufgaben wie Lohnabrechnungen und Umsatzsteuervoranmeldungen eigenständig mit Lexoffice. Besonders hilfreich ist dabei die Integration von Microsoft Power Automate, um Arbeitsprozesse im Rechnungswesen zu automatisieren.
Unsere Lösung: Rechnungswesen automatisieren mit Microsoft Power Automate
Mit Power Automate haben wir folgende Abläufe optimiert:
- Automatische Ablage von Rechnungen: Eingehende Rechnungen werden in OneDrive organisiert und nach Monaten sortiert. Das erleichtert die Umsatzsteuervoranmeldung erheblich.
- Datenübertragung zwischen Systemen: Die Migration von Daten, insbesondere Kreditoren und Debitoren, aus Datev in Lexoffice wurde durch Automatisierung stark vereinfacht.
- Zahlungserinnerungen und Fristenmanagement: Ein eigenes System erinnert uns rechtzeitig an Zahlungen an Behörden und Institutionen.
Durch diese Automatisierungen sparen wir nicht nur Zeit, sondern behalten auch den Überblick über alle Prozesse.
Fazit
Warum Sie Ihr Rechnungswesen automatisieren sollten
Die Kombination aus Microsoft 365, Lexoffice und Power Automate bietet kleinen und mittleren Unternehmen die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben im Rechnungswesen effizient zu automatisieren. Das spart wertvolle Zeit, reduziert Fehler und schafft Freiräume für wichtigere Aufgaben.